Zo behalen organisaties meer rendement uit mobiel werken


Mobiel werken wordt zakelijk steeds vaker toegepast. Diverse onderzoeken wijzen uit dat mobiel werken een positief effect heeft op mede - werkerstevredenheid. Vooral de vrijheid om altijd en overal te kunnen werken wordt als groot voordeel gezien. Tijdrovende zaken zoals reistijd en files behoren hiermee tot het verleden. Het merendeel van medewerkers geeft daarnaast aan dat zij door mobiele technologie creatiever en productiever werken. Vijf handige tips waarmee organisaties een hoog rendement kunnen behalen uit mobiel werken.

1. Maak duidelijke afspraken met medewerker

Succesvol mobiel werken valt of staat met de afspraken die organisaties met medewerkers maken. Bijvoorbeeld over het aantal vaste contactmomenten zoals wekelijkse videoconferenties of dagelijkse telefoongesprekken. Mobiel werken is niet gebonden aan de traditionele 9-tot-5-werkuren. Daarom moeten er afspraken over werktijden worden gemaakt. Want altijd en overal werken klinkt leuk, maar is simpelweg niet gezond. De mogelijkheid om onbereikbaar te zijn is minstens net zo belangrijk.

Om ervoor te zorgen dat medewerkers op de hoogte zijn van de do’s en don’ts dienen organisaties duidelijke richtlijnen op te nemen in de arbeidsvoorwaarden voor medewerkers. Op deze manier kan bewustwording worden gecreëerd en wordt productiviteit gehandhaafd. Zo blijft het werkplezier van de medewerker behouden.

2. De cloud als de basis voor mobiel werken

Ontwikkelingen op het gebied van (mobiele) hardware, apps en supersnel internet hebben gezorgd voor veel nieuwe zakelijke mogelijkheden. De cloud, waarmee gebruikers altijd en overal toegang hebben tot hun bestanden, is een van de hoekstenen van mobiel werken. Cloudoplossingen zoals Office 365 en Skype for Business zijn vanaf ieder device met een internetverbinding toegankelijk. Medewerkers kunnen hiermee chatten, IP-telefoneren, e-mailen, videovergaderen en bestanden delen. Taken kunnen zo efficiënter worden uitgevoerd.

3. Zorg voor passende mobiele technologie

Uit recent onderzoek blijkt echter dat meer dan de helft van de zakelijke medewerkers niet tevre-

den is over de zakelijke smartphone. Zes op de tien bedrijven laten hun medewerkers niet zelf een telefoon kiezen. De overige 40 procent meldt dat er vaak weinig te kiezen valt vanwege budgetrestricties.

De beperkingen vanuit het bedrijfsleven zijn opvallend te noemen; meer dan 40 procent van alle medewerkers is namelijk best bereid mee te betalen aan een zakelijke mobiele telefoon. Op voorwaarde dat ze zelf een passend device mogen kiezen. Door genoeg budget beschikbaar te stellen en medewerkers actief te betrekken in het keuzeproces kan er gekozen worden voor passende oplossingen. Met meer productiviteit en een hogere medewerkerstevredenheid als gevolg.

4. Betrek medewerkers bij de veranderingen

Overstappen naar mobiel werken zorgt voor de nodige veranderingen binnen organisaties. Niet alleen de werkwijze verandert. Mobiel werken gaat vaak ook gepaard met een cultuuromslag. Medewerkers zullen moeten leren omgaan met de nieuwe manieren van werken. Goede begeleiding is vaak gewenst. Het is daarom verstandig om een vast aanspreekpunt aan te stellen. Ook voorlichting door middel van trainingen kan veel vragen wegnemen. De transitie naar mobiel werken kan zo een stuk sneller verlopen en de continuïteit wordt gewaarborgd.

5. Bespaar op kantoorruimte

In de praktijk blijkt dat kantoorruimte en werkplekken een groot deel van de tijd niet worden gebruikt. Mobiel werken brengt de noodzaak voor vaste ruimtes nog verder terug. Organisaties kunnen hierdoor flink besparen op kantoorruimte. Zonder dat dit een negatief effect heeft op de productiviteit en continuïteit van de organisatie. Mobiel werken kan daarnaast zorgen voor een herdefinitie van de kantooromgeving. Het traditionele kantoor kan bijvoorbeeld worden veranderd in een inspirerende omgeving waar medewerkers bij elkaar komen om samen te werken. Doordat er minder vaste plekken nodig zijn, kan de traditionele kantoortuin worden gebruikt als vergaderruimte, flexplek en koffiecorner.